Entre los principales beneficios del método “Kanban” se encuentra el poder evitar reuniones innecesarias, incrementar los flujos de comunicación efectiva entre los miembros de un equipo y atacar los puntos de dolor que puedan entorpecer el desarrollo de un proyecto o tarea.
Una de las principales preocupaciones de toda persona a cargo de un equipo de trabajo es brindar resultados y cumplir con el logro de los objetivos trazados. No obstante, conforme vamos avanzando, podemos darnos cuenta de que surgen “imprevistos” dentro del flujo de trabajo. Estos pueden deberse a que una determinada tarea demoró más de lo que se esperaba, a que uno de los miembros del equipo posee mayor carga laboral o a que no conocemos concretamente cómo es que se está organizando el esquema de trabajo.
En respuesta a ello es que surgen los tableros “kanban”, los cuales se enfocan en resolver las dificultades comunicativas que puedan coexistir al interior de un equipo de trabajo; y, al mismo tiempo, mostrar cómo es que se van ejecutando las tareas para un mejor entendimiento del rumbo que ha tomado un determinado proyecto.
De modo que, en concreto, un tablero kanban sirve para:
- Visualizar de forma eficiente las tareas asignadas y el nivel de avance en el que se encuentran.
- Detectar “cuellos de botella”, es decir, retrasos en el cumplimiento de objetivos.
- Reforzar la comunicación y entendimiento entre los miembros de un equipo, evitando reuniones poco productivas.
No se puede hablar de un tablero “kanban” sin antes conocer acerca del método “Kanban”.
El término “Kanban”, el cual significa “tarjeta con signos” o “tarjeta visual” en japonés, fue acuñado inicialmente por Taiichi Ohno durante los años 40 dentro del equipo de trabajo de Toyota Production System (TPS).
Por aquel entonces, la compañía de automóviles se encontraba enfocada en el sistema “Just In Time”, con el cual, innovó completamente los esquemas de producción. ¿En qué sentido? Para comenzar, se fijó como objetivo que los productos sean desarrollados en función de la demanda de los clientes. Es decir, dejar de lado el producir para vender y prestar atención a las necesidades del mercado. Como consecuencia de ello, Toyota buscó desarrollar procesos más efectivos que le permitieran conocer mejor a sus usuarios y al mismo tiempo mantener su rentabilidad.
Al hacerlo, la compañía cimentó las bases de lo que posteriormente vendría a ser la Filosofía Lean o Lean Manufacturing, la cual está enfocada en la reducción de actividades que no agreguen valor y se interpongan en el incremento de la productividad, competitividad y rentabilidad de una empresa. El método “Kanban”, conceptualizado de tal forma por David J. Anderson en el 2005, precisamente se encuentra comprendido dentro esta filosofía.
Como consecuencia de ello y de su alto enfoque en la productividad de una empresa, al día de hoy, los tableros kanban son una de las herramientas más utilizadas dentro de cualquier tipo de industria. Es más, dada la relevancia de la tecnología en tiempos como los nuestros, la importancia del método “kanban” ha sido tal que ha recuperado su vigencia al actualizarse en formato de software para trabajo remoto mediante Kanbanize.
Sin embargo, el método “Kanban”, como bien comentan sus especialistas, es algo más que un conjunto de pasos o un tablero en el que se organizan actividades. El método “kanban”, para sus creadores, es una filosofía de trabajo en equipo que comprende 4 principios.
Principios del método "Kanban":
#1 Empezar con lo que se está haciendo en el ahora.
El método “Kanban” no exige a las empresas que se acoplen a su forma de trabajo. Al contrario, esta metodología se acopla a lo que se realiza en el momento. De modo que, hace factible visualizar oportunidades de mejora en los procesos que tu equipo se encuentre realizando.
#2 Compromiso con buscar e implementar cambios incrementales y evolutivos.
Siguiendo la misma línea de razonamiento, el método “kanban” lo que busca es hacer que otras personas vean cómo es que pueden mejorar y tomar esas oportunidades para optimizar sus procesos. Uno de los principales compromisos que debe asumir toda empresa que desee incorporar el método “kanban” es saber decirle que no a la costumbre; y en lugar de ello, ser críticos con los resultados obtenidos para poder implementar los cambios necesarios.
#3 Respetar los procesos y responsabilidades de cada miembro del equipo.
La metodología “kanban” no se enfoca en los cambios radicales, sino en alentar el cambio paulatino, respetando la posición de cada miembro del equipo. De modo que, el dinamizar los trabajos en equipo no significa perder el organigrama interno de una empresa, En lugar de ello, se trata de acelerar el proceso de comunicación, respetando las diferencias de tiempo de cada miembro que forma parte del proyecto a realizar.
#4 Incentivar el liderazgo en cada nivel.
Debido a que las ideas surgen a cada momento del día y en cada nivel organizativo de la compañía, es importante tomar en cuenta el motivar un espíritu de trabajo de mejora continua. De este modo, cada miembro tiene la posibilidad de proponer, ejecutar e idear nuevas soluciones.
¿Qué es un tablero Kanban?
Hasta este momento, podemos comprender que un tablero kanban es una herramienta que sirve para comunicar al equipo en qué etapa del proceso se encuentra cada participante de un determinado proyecto. Por lo cual, algo que caracteriza a un tablero kanban son las tres columnas básicas de su esquema de trabajo:
- Por hacer
- En Proceso
- Hecho
Sin embargo, esto es en cuanto a la estructura básica. Debido a que el objetivo de utilizar los tableros kanban es mostrar cada etapa del proceso de forma organizada y simple, puede que sean necesarios más apartados para poder sintetizar la complejidad de cada etapa del proceso.
Por ejemplo, un tablero Kanban enfocado en trabajar una campaña de branding en medios de comunicación, incluirá desde las primeras partes del en la sección de “En proceso”, subdivisiones tales como “Trabajando”, “Esperando aprobación” y “En revisión”; en tanto que, con frecuencia la principal dificultad de este tipo de estrategias, es quedarse atascada en el proceso de “esperando aprobación”. Con un tablero kanban, es posible visualizar estas dificultades y proponer soluciones alternativas a partir de ello.
Asimismo, otra de las peculiaridades de un tablero kanban es que estos poseen “tarjetas kanban”. Uno puede preguntarse, ¿qué es lo que hace tan especial a estas? Para comenzar, las tarjetas kanban, poseen algo que muchos informes de trabajo deberían tener: la capacidad de resumir en una frase la tarea que se va a realizar.
A partir de ello, en un listado que considera solo las actividades más relevantes para el cumplimiento de la tarea que se va a ejecutar, se destacan aquellas partes por cumplir para visualizar de mejor forma el avance realizado por cada miembro responsable. De modo que, alguien que visualice la tarjeta de una determinada actividad sepa: quién es el responsable de la tarea, qué otras actividades se realizan para el cumplimiento de tal tarea y cuándo posiblemente terminará de realizarla.
¿Cómo funciona un tablero kanban?
Un tablero “kanban” mantiene una lógica simple: visualizar problemas potenciales y dictaminar soluciones para aquellos que ya existen. Por lo cual, entre las principales funcionalidades de los tableros kanban se encuentra el:
- Mostrar potenciales cuellos de botella en el flujo de trabajo
Establecer límites individuales para actividades “En proceso”. Es decir, evitar que distintas actividades estén siendo realizadas por una sola persona al mismo tiempo dado que, para la metodología “kanban”, ello no agrega valor al proceso. Por el contrario, lo entorpece al generar retrasos y desmotivación en el equipo.
- Ahorro de tiempo
Debido a que el saber en qué etapa del proceso se encuentra cada actividad relacionada a un proyecto, se podrán evitar reuniones innecesarias de coordinación. Asimismo, gracias al uso del tablero “kanban”, se evita la elaboración de informes de progreso que con frecuencia son olvidados al final de la bandeja de entrada de los correos de gerencia.
- Identificar qué tareas no se pueden realizar por el momento y bloquearlas.
Una propiedad característica de los tableros “kanban” es el distinguir aquello que no se realizará o no puede realizarse de momento, de aquello que está en curso. Por ende, marcar una actividad como bloqueada termina brindando continuidad al flujo de trabajo en tanto que permite centrar la atención en otras actividades tan o más importantes que la que se está dejando en stand by.
- Ayuda a priorizar tareas
Un tablero “kanban” permite ver en gran escala que tareas son medulares y poseen mayor grado de incidencia en el proyecto. De este modo, se provoca que el equipo se oriente en resultados a largo plazo en lugar de solo las actividades pendientes del día.
Los tableros kanban, a la fecha del día de hoy, poseen distintas variantes debido a las necesidades de cada empresa. Asimismo, es posible encontrarlos en distintos formatos, con más o menos apartados. Es más, algunas compañías se han apropiado de este modelo no solo para el trabajo por proyectos, sino así también para portafolios de trabajo de objetivos a largo plazo y que comprenden tareas más complejas. Esto debido a que, un tablero “kanban”, permite algo que muchas otras aplicaciones de cumplimiento de tareas no tienen: visualizar de forma sencilla, simple y práctica, aquello que aqueja al equipo. Y, en base a ello, proponer soluciones que ataquen el principal punto de dolor de un flujo de trabajo.
Este tipo de enfoque, créase o no, sigue siendo útil a la fecha porque es precisamente la importancia de los procesos y esquemas de trabajo efectivos lo que perdemos de vista al trabajar por objetivos. Los tableros kanban, por el contrario, no se centran en producir por cumplir con una fecha de entrega; sino en diseñar un esquema de trabajo efectivo que permita motivar al equipo a mantener su productividad al hacerles ver cómo se está avanzando al mismo tiempo en que se incentiva el diálogo efectivo entre los participantes del proyecto o tarea a realizar.